Wat komt allemaal kijken bij een hulpgoederentransport?

Hieronder een verslag van een hulpgoederentransport afgelopen september naar Romni en Brawarie, vanaf de voorbereiding in Nederland tot en met de nazorg in Oekraïne. En in een moeite door verhaalt Beja ook over de laatste voorbereidingen op Spoetnik's speciale Oekraïnereis van 15 t/m 22 oktober.

Als de vrijwilliggers van Spoetnik een vrachtwagen kunnen gaan laden met de door hen verzamelde hulpgoederen is daarvoor veel aan vooraf gegaan:

Papierwerk

Als eerste moet naar Oekraïne een zogenaamde Proforma invoice (voorlopige factuur) sturen met de omschrijving van de lading die Spoetnik wil gaan sturen. Een met Spoetnik samenwerkende Oekraïense partnerorganisatie fungeert als ontvangende partij. Een hulpverlenende organisatie (zoals Spoetnik) moet volgens de Oekraiense wet een werkovereenkomst hebben met een partnerorganisatie in Oekraïne voordat uberhaupt met organiseren van hulptransporten en dergelijke begonnen kan worden.

De Oekraïense partnerorganisatie dient een verzoek in bij het Kabinet van Minister, Commissie Humanitaire zaken voor het ontvangst van de hulpgoederen. Deze commissie moet een accoord voor ontvangt aan deze rorganisatie afgeven. Deze toestemming wordt dan doorgegeven aan de Oekraïense douane zodat deze de vrachtwagen, na het verkrijgen van 13 stempels, de grens over mag en naar de bestemming in Oekraïne mag rijden.

Voorbereiding

Op vrijdag 2 en zaterdag 3 september had Spoetnik twee vrachtwagens te laden. Alle vrijwilligers waren gebeld en gemaild om te vragen of ze mee konden helpen bij het laden van deze wagens. Niet allemaal kunnen ze natuurlijk elke keer, maar enthousiasme is er altijd genoeg. Beja heeft de dag er voor boodschappen gedaan, om eten en drinken in te slaan, daar iedereen flinke honger van het laden krijgt. De parkeerplaats bij Spoetnik's verzamelhal aan de Jacob Assendelftplaats werd afgezet met rood/wit lint zodat de vrachtwagen op de vaste plek kon parkeren. Deze plek is zo dicht mogelijk bij de ingang van de hal.

Ook heeft Beja de wijkagent gebeld om door te geven dat Spoetnik het weekend weer vrachtwagens ging laden en de politie te verzoeken de vrachtwagens 's avonds en 's nachts extra in de gaten te houden. Wat ze altijd doen.

Het laden op vrijdag - vrachtwagen no 1

Bij een school in Utrecht gingen we schoolmeubelen laden. De kinderen van de school hielpen mee, zij vonden het prachtig om even uit de les te zijn. Toen door naar Zeist gereden om twintig ziekenhuisbedden te laden. Eigenlijk waren die voor de andere vrachtwagen gepland, maar het was zonde om met twee wagens dat eind te rijden.

Wij waren rond 15.30 uur in Vlaardingen en hoorden dat de tweede wagen rond 16.00 uur in Vlaardingen zou aankomen. Wij spraken af bij de parkeerplaats van een benzine station, zetten de vrachtwagens tegen elkaar en via een overloopplank konden we zo de ziekenhuis bedden overladen naar de andere vrachtwagen, een fluitje van een cent!

Met de eerste wagen naar de verzamelhal gereden en zijn we begonnen met laden van de hulpgoederen uit de hal. We zijn doorgegaan tot 21:30 uur en toen gestopt daar wij honger hadden en moe waren. En tussen het sjouwwerk door hebben we ook nog een bestuursvergadering afgewerkt.

De vrachtwagen was nog niet helemaal vol, maar dat klusje zouden wij zaterdag afmaken, voordat we aan de tweede wagen zouden beginnen.

Het laden op zaterdag - vrachtwagen no 2, en nog een stukje no 1

Zaterdag om 9.30 uur weer naar de Jacob Assendelftplaats. Beja en Henk hebben koffie en thee gezetten en wachtten op de vrijwilligers. Die kwamen snel opdagen en om 11.00 uur was de eerste wagen voor Brawarie helemaal vol. Er kon geen muis meer tussen de spullen doorkruipen.

De chaufeeurs wisselden daarop de vrachtwagens van plek, wat altijd een hele kunst apart is, daar deze tussen allerlei andere auto's moeten worden gemanouvreerd. En op zaterdag is de parkeerplaats extra vol ook nog.

De ruimte onder de ziekenhuisbedden (die dus vrijdag al geladen waren) werden afgevuld met kleding en andere kleine of samendrukbare goederen. Elke vierkante centimeter wordt benut. Op de bedden zelf werden nog dozen gezet om een fundament te maken voor de goedere die daar later weer op geplaats zouden worden.

Om 16.00 uur was ook deze wagen klaar en gingen wij met zijn allen lekker eten en drinken om een beetje bij te komen. De wijkagent kwam nog even langs en maakte een praatje.

Papierwerk

Nu moest het serieuze papierwerk nog worden afgerond - de invoice (de echte factuur deze keer), uitvoerdocumenten, Carnet TIR, CMR en reinheidscertificaat. Per vrachtwagen neemt dit gemiddeld zo'n anderhalf uur in beslag. 's-Maandags met de papieren naar de douane in de Waalhaven te Rotterdam en de vrachtwagens konden vertrekken richting Oekraïne.

Naar Oekraïne

Naast de vele bezoeken aan Oekraïne gaat Spoetnik ook geregeld speciaal in Oekraïne kijken hoe het in het ontvangstnemen van de hulpgoederen verloopt en of alles wel goed terecht komt. Ook worden dan weer alle contacten aangehaald en de hulpbehoefte opnieuw onder loep genomen.

Beja Kluiters doet hieronder verslag van haar bezoek aan Oekraïne om te kijken hoe het verder gegaan is met de twee vrachtwagens. Tevens rondde zij de voorbereidigen voor Spoetnik's Oekraïnereis (met 20 personen van 15 t/m 22 oktober) voor.

Vrijdag 9 september vloog ik naar Kiev. Ik werd opgehaald om 16.30 uur door Oleg Overtchko, een van onze medewerkers in Oekraïne. Om 17.30 uur arriveerden we in mijn flat en hebben gelijk die avond onze (Beja en Oleg) gezamenlijke agenda van de aankomende week doorgenomen.

Aankomst

Zaterdagmorgen om 9.00 uur hadden wij het eerste overleg voor de voorbereidingen van de Oekraïnereis. De hele agenda van de reis doorgenomen en ieder van ons had zijn deel van de voorbereidigen te doen. Diverse musea gebeld en restaurants uitgezocht door de stad heen. Gemeente en andere instanties in Romni gebeld en een hotel voor zondagnacht geboekt, daar wij daar de lading maandag in Romni zouden gaan lossen van de eerste vrachtwagen. Om 19.00 uur waren wij allen bijzonder tevreden over het uitstippelde plan voor de Oekraïnereis.

Romni

Zondagmorgen heb ik visite gehad van een familie en zij brachten mij naar de rondweg waar ik door de vrachtwagen naar Romni werd opgepikt. Romni ligt 250 km ten noord-oosten van Kiev, wat ongeveer vier uur rijden met de vrachtwagen betekent. Om 17.00 uur arriveerden wij in Romni.

De burgemeester van Romni had ons de opdracht gegeven dat de vrachtwagen op het terrein van het psychiatrisch ziekenhuis moest staan. Netjes volgens deze instructies waren wij direct naar het ziekenhuis gereden maar de directeur bleek niet aanwezig te zijn en men kon hem niet bereiken. In het verleden parkeerden wij de vrachtwagen voor het politiebureau en bewaakten zij de gehele nacht de vrachtwagen. Met geweren stonden ze er omheen! Nu was het echter wachten op de directeur. Na twee uur kwam hij en kon de vrachtwagen het terrein oprijden. Daarop naar naar het hotel gegaan, lekker gegeten en gaan slapen.

Maandagmorgen zouden wij om 9.00 uur opgehaald worden om met de documenten naar de douane te gaan. Om 10.00 uur waren wij nog niet opgehaald. Het ziekenhuis gebeld en men kwam om 10.30 uur met een ambulance(!) ons ophalen om ons naar de douane te brengen. De chauffeur bleef bij de douane op teruggave van de papieren wachten en ik werd bij de burgemeester gebracht waar ik om 11.00 uur een afspraak had.

Romni zit erg in de problemen nadat de vorige burgemeester plotseling met de noorderzon vertrokken was. Misschien kunnen wij een handje helpen daar? Met burgemeester Pavel Ivanovitsj en de loco burgemeester heb ik een lang en goed gesprek gehad. Het programma van de aanstaande reis besproken en emailadressen uitgewisseld. Ik vertrok met een goed gevoel.

Lossen van de vrachtwagen

Weer werd ik met de ambulance opgehaald en naar het psychiatrisch ziekenhuis gebracht. De douane (twee mannen en een vrouw) waren met de chaufffeur meegekomen en het loodje ging van de deuren af. Helaas kon de vrachtwagen niet helemaal rijden tot de losplaats daar over de weg een gasleiding hing waar de wagen niet onderdoor kon. Om dit probleem te omzeilen werden er twee kleine oude vrachtwagens gehaald waarin we de lading in delen overbrachten en naar de opslag vervoerden. Het lossen werd gedaan door psychiatrische patienten, hetgeen vaak vertederend was om te zien. Bijvoorbeeld hoe zij omgingen met de knuffelbeesten die hier en daar tussen de hulpgoederen opdoken - vol overgave knuffelen en kussen!

Af en toe hadden de parienten onderling ruzie, omdat de een van de ander vond dat hij of zij te veel stond te kijken en niet hard genoeg werkte...

Herkenning

Het hoofd van de douane, Sacha, kwam ook nog even langs tijdens het lossen van de vrachtwagen. Ik ken hem al 13 jaar, hij kwam toen als douane-leerling controleren bij het lossen van de vrachtwagen en nu is hij de grote baas geworden. Hij was verheugd mij te zien: "Dat je ons niet vergeten ben! Ik ben zo blij!". De chauffeur kende hij ook nog, die was jarenlang onze vaste chauffeur geweest. Er werd veel gelachen en verhalen opgehaald. "Weet je nog dat de vrachtwagen helemaal in de blubber gezakt was en er met tracktoren uitgehaald moest worden" en dergelijke anecdotes meer.

Pakjes

De psychiatrische patienten maakten ook af en toe tijdens het lossen enkele dozen open omdat zij nieuwsgierig waren. Zijn zagen bijvoorbeeld een mooi t-shirt of een broek en vroegen "Mag ik die hebben?" Okay, maar dan wel aantrekken daar je van de douane niets van de lading af mag halen, die moet namelijk eerst nog gecontroleerd worden! Deze waarschuwing werd goed begrepen. De ene broek ging over de andere heen.... op het laatst kon men haast niet meer lopen daar het kruis tussen de knieen zat! Zij waren zo blij! De douane zag ook wel dat hier arme mensen betrof en zagen het door de vingers. Wij moesten er wel om lachen aan de ene kant, maar toch vonden wij het ook zielig.

Vertrek en terug naar Kiev

Om 17.00 uur was de wagen gelost en konden wij het terrein verlaten. Maar dit bleek makkelijker gezegd dan gedaan. De vrachtwagen was op het terrein gedraaid en kon nu niet meer het terrein vooruit verlaten zonder het dakje van de portier te beschadigen! Men duwden er kussentjes tussen maar dit hielp niet omdat de vrachtwagen staanders heeft en die toch het dakje raakte. De directeur kwam "Buig de dakgoten maar om!". Op het laatst pakte hij een grote hamer en timmerde de daklijst eraf! Dit had ik nog nooit meegemaakt! Een uur later hadden we het terrein verlaten.

Nu nog de laatste dokumenten bij de douane in orde maken en konden wij naar Kiev vertrekken. Kwamen bij mijn flat om 23.00 uur aan. Moe en tevreden. Met de lift naar boven en toen bleef de lift hangen, ik schok me rot. Gelukkig stond er ook een Oekraïner in en die belde met de mevrouw die beneden zat en vertelde dat de lift bleef hangen. Alle knoppen moest hij indrukken , het licht ging uit en maar wachten, dit vind ik maar niets! Na 15 minuten ging hij weer en ik was heel opgelucht.

Verder plannen voor de reis

Dinsdag, weer overleg over de reis om de definitieve kosten te bepalen en de gehele reis te begroten. De ingeschatte kosten waren gebaseerd op de prijzen van afgelopen mei, en zijn intussen gestegen. ´s Avonds in Tatarskaja rayon een barbeque gehad. Zag die avond een stoepje niet en ben goed gevallen!

Kalm aan

Woensdag ´s morgens dingen zaken verwerkt op mijn computer. Om 13.00 uur kwam iemand een pakketje bij mij brengen om mee te nemen naar Nederland. Om 16.00 uur een taxi geprobeerd te bellen om mij naar Lida [Beja's aanstaande opvolgster bij het Platform Nederland Oekraïne] te brengen daar wij naar de opera zouden gaan! Taxi´s waren niet in de buurt, toen maar met de bus gegaan! De opera Taras Bulba was prachtig, heb erg genoten. Na afloop kwamen wij nog de journalist van Kanal 5 tegen die Zakrieta Zone maakt en van wie ik mei jl. een videoband met een fraaie rapportage over Tsjernobyl gekregen heb. Nog even met hem staan napraten. Daarna zijn Lida en ik ergens nog wat gaan eten.

Weer aan het werk

Donderdag, Tatyana van de stichting Virtus was al om 9.00 uur bij mij. Wij spraken over het transport dat naar Brawari was gegaan. De douane was goed gegaan etc. Om 11.00 uur was Oleg bij mij en zijn wij met z´n drieën naar de transportfirma gegaan omdat ik vind dat we contact moeten houden en kijken of alle betalingen goed verlopen waren. Helaas hadden zij het geld van ons nog niet binnen! Onbegrijpelijk! De bank in Nederland gebeld, wel vier maal en toen bleek dat de bank e.e.a. nog in een la had liggen en de betaling niet was verricht was! Daar gaat je goede naam, ik was echt heel boos! Men zou het gelijk in orde maken.

's-Middags kaviaar gekocht voor de Oekraïnereis-kennibijeenkomst op de Oekraïense ambassade in Den Haag. Deze zal op maandagavond 19 september gehouden, de plannen zullen dan uit de doeken gedaan worden en de reislustigen kunnen met elkaar kennis maken.
Daarna naar de bazar om een kado voor mijn zoon te kopen die op 17 september jarig is. Vrijdag gebeld met 'Grote' Olga, die op dat moment ook in Kiev zal was. Helaas had zij geen tijd, druk, druk, druk. Deze dag de diverse kleine restaurants afgegaan en gekeken hoe het er was i.v.m. de reis.

Gebeld door Milieudefensie in Nederland en contact gelegd met Olga, Milieudefensie's partner in Oekraïne. Oleg was er ook en zij hebben afgesproken hoe samen te werken. Nederland speelt een klein radertje in het geheel. ´s Avonds met Lida van een barbeque genoten in het Hydro park [bij de Dnjepr], was erg gezellig.

Terugreis

Zaterdagmorgen nog taarten (Kiev Tort) gekocht om mee te nemen naar Nederland voor de bijeenkomst in Den Haag op de ambassade. Nu mezelf voorbereiden op de terugreis per vliegtuig, wat ik verschikkelijk vind!

Ik heb deze reis veel gedaan en bereikt. Een zeer tevreden gevoel!